Protocols geautomatiseerde registratiesystemen

Leidraad / standpunt NSPV

Protocols i.v.m. geautomatiseerde systemen die gegevens (beelden, geluid, klassieke gegevens,….) registeren en bijhouden zoals track-and-trace, bodycams, geluidsopnames, opname telefoongesprekken, toegangssystemen (badge, vingerafdrukken,….),……….

Algemeen advies NSPV:

Het NSPV is zeker niet tegen het aanschaffen en het gebruik van deze arbeidsmiddelen mits de overheid rekening houdt met onze opmerkingen, standpunten integendeel het kan de arbeidsomstandigheden van het personeel inzonderheid hun veiligheid ten goede komen. Laat ons advies, bemerkingen grondig notuleren.

Algemene opmerkingen:

• De werkgever heeft het recht om arbeidsprestaties van de werknemer te controleren omdat er een gezagsrelatie tussen beide bestaat.
• Er is geen sluitende wetgeving wel moet werkgever de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer naleven. Deze geldt zowel in de privé-sector als in de publieke sector en omvat oa. de voorwaarden tot verwerking van persoonsgegevens, vormverplichtingen, de procedures en de te bereiken doelstelling.
• Er is ook de cao nr 68 dd 16 juni 1998 (nationale arbeidsraad) in verband met camerabewaking.
• Aanbeveling nr 8/2012 dd 2 mei 2012 van de commissie van de persoonlijke levenssfeer.
• De wetgeving is dus zeer pover.
• Door de arbeidsrelatie verliest de werknemer een stuk van zijn privacy.
   

Aandachtspunten voor boc’s maw de protocols (algemeen):

• Van zodra de werkgever erover nadenkt om een dergelijk systeem aan te kopen mag hij de aankoopprocedure (beter gekend als de 3 groene lichten) niet vergeten te volgen. Hij brengt dit op het CPBW/BOC aan. Op deze manier zijn er vanaf het begin bij betrokken.
• Het advies van de preventieadviseur is van groot belang. er dient een begrip “verwerking”  en komt erop neer dat ze gegevens geautomatiseerd gaan bijhouden en verwerken. Dit is geldig voor alle in de titel genoemde systemen.
• Laat duidelijk notuleren wat het finale doel is. Er zijn 4 mogelijke doelstellingen:
  • controle van veiligheid en gezondheid vd werknemer
  • bescherming van goederen
  • controle vd werking van het personeelslid, goede werking van diensten controleren of om de organisatie van het werk te evalueren en te verbeteren
  • controle van het werk van de werknemer
• Het NSPV is absoluut tegen wanneer blijkt dat het enige en belangrijkste doel de controle van het personeelslid zou beogen.
• Deze verwerking moet gerechtvaardigd zijn met andere woorden nodig voor de werkgever.
• Deze verwerking moet proportioneel zijn. Je kan zo maar niet alles verwerken. Kijk dan zeker naar het doel want de verwerkte gegevens mogen dit enkel beogen. Het kan dus niet om alles maar op te slaan zodat de werkgever zeker genoeg heeft om zijn doel te bereiken. toets dit elke keer grondig af. 
• De werkgever kan niet zomaar alles controleren en moet in principe toestemming vragen van de werknemer. In de praktijk lijkt dit via het BOC te zijn. daarom is het protocol zo belangrijk.
• De werkgever moet transparant zijn. de werknemer moet minstens weten welke gegevens de werkgever van hem bijhoudt. zeker laten opnemen dat het personeelslid onmiddellijk kennis moet krijgen wanneer de overheid bepaalde gegevens van hem/haar nagaat, opvraagt,…… We eisen dat de overheid dit doet zodat het personeelslid weet dat er gegevens van hem worden opgevraagd. Hij moet dan zelf ook toegang krijgen tot deze gegevens zodat hij weet waarover het gaat. Conform de wetgeving GDPR moet de overheid deze gegevens ter beschikking stellen. 
• De werkgever moet het finaliteitsprincipe eerbiedigen. dit houdt in de het personeelslid moet weten wat er met deze gegevens gebeurt, waarom ze worden opgeslagen.
• Ieder personeelslid heeft recht tot toegang en inzage van deze gegevens. dit gebeurt op eenvoudig verzoek en de werkgever mag dit niet weigeren.
   

Belangrijk voor opname in de protocol’s (de praktische invulling):

• Welke gegevens worden er juist opgeslagen (tot in detail)
• Waar wordt het bijgehouden (server, beveiliging,…..?)
• Wie heeft er toegang toe (functie minstens, ook gedetailleerd laten notuleren, normaal enkel via KC, niet intern toezicht of iets dergelijks) en hoe geschiedt deze toegang (liefst login met paswoord)?
• Hoe lang worden ze bewaard (van 1 maand voor camera’s tot in bepaalde gevallen maximum 6 maanden)?
• Art 25/6 van de wpa bepaalt dat de bewaring van beelden van camera’s gebruikt door de politie tot 12 maanden kan maar dat het maximum 1 maand is dat de politie zelf deze kan bekijken. Na deze maand kan dit enkel nog voor gerechtelijke doeleinden mits schriftelijke toelating van de pdk (kantschrift).
• Voor wat worden deze gegevens specifiek gebruikt?
• Hoe kan het personeelslid inzage krijgen?
• Dit systeem kan maar bevraagd worden indien er geen andere middelen bestaan om de klacht te onderzoeken. Het kan bijgevolg niet dat er telkens direct naar dit systeem gegrepen wordt. Eerst beoordelen of er geen andere, gewone middelen bestaan om de klacht te onderzoeken.
• Bij gebruik van de systemen moet het personeelslid hiervan onmiddellijk in kennis worden gesteld en moet het personeelslid dezelfde rechten krijgen als de overheid (bv integraal kunnen beluisteren van het gesprek).
• Elk systeem moet ten laste en ten ontlaste gebruikt worden en het personeelslid moet kennis krijgen van de eindresultaten (zowel bij bewezen als bij onschuldig).
• Welke systemen zijn er in de politiezone of federale dienst? Bestaan er al protocols en waar bevinden ze zich (vraag ze desnoods op)?
• Laat opnemen dat het onrechtmatig gebruik en/of toegang verschaffen tot deze systemen een heel ernstige inbreuk is dewelke minstens een zware tuchtstraf verdient. Het kan zelfs een gerechtelijke inbreuk betreffen.
• Laat opnemen in het protocol dat op elk eerste BOC van het jaar de loggingcontroles (wie heeft op welk moment tot welk systeem zich de toegang verschaft en voor welke reden was dit) van het voorbije jaar worden voorgelegd. Dit is een extra controle naar misbruik. dit is heel belangrijk voor ons.
• Deze protocols moeten ook ter kennis gebracht worden van de huidige maar zeker ook aan de nieuwe personeelsleden. Dit kan bv ook via de onthaalbrochure maar gezien het belang ervan best tegen ontvangstbewijs.
• Eventueel is een testperiode met evaluatie wenselijk. Zeker vragen dat na installatie van dit systeem er op één van de volgende CPBW’s een evaluatie volgt met indien nodig een bijsturing van het protocol.
   

Voorbeelden diverse systemen:

• Bodycams
• Track and trace
• Opname telefoongesprekken
• Geluidsopnames onthaal
• Camerabeelden (toegang, in het politiegebouw)
• Toegangcontroles (badge, vingerafdrukken,…..)
• Andere

Actieplan / te ondernemen op vraag van NSPV Nationaal:

• Opvragen van de reeds bestaande protocols ( en deze evalueren op basis van bovenstaande wetgeving, richtlijnen,…..).
• Indien wenselijk de nodige aanpassingen, verbeteringen,…. laten aanbrengen.